Wat is Peppol? Moet jij ermee aan de slag? En hoe doe je dat best?

Vanaf 1 januari 2026 treedt de ‘Pan‑European Public Procurement Online’-regulering in werking. Peppol voor de vrienden. Iedereen (zeker zij met een Belgisch btw-nummer) heeft ondertussen wellicht al een van de vele radiospotjes horen voorbijkomen. Uit de registratiecijfers blijkt echter dat vele zelfstandigen nog geen gehoor geven aan de oproep om zich aan te melden. Uitstelgedrag? Onwetendheid? Of zijn ze gewoon niet zeker of het wel op hen van toepassing zal zijn?

“We merken dat de meeste mensen zich pas twee maanden geleden écht zijn gaan bezighouden met de nieuwe regels,” vertelt Valesca Wilms, Content Manager bij Accountable – een boekhoudapp die zich specifiek richt op (kleine) zelfstandigen. “Midden vorig jaar begonnen we al te schrijven rond Peppol, met onder meer e-mails aan onze gebruikers, maar we kregen slechts weinig respons of vragen. Voor veel gebruikers was het een ver-van-mijn-bed-show. De zoveelste regel.”

Wat is Peppol?

Wat het is, vind je ondertussen terug op verschillende websites. Kort gezegd: Peppol is een Europees gestandaardiseerd netwerk voor e-facturatie. Het is ontwikkeld zodat alle bedrijven in Europa zullen gebruikmaken van eenzelfde format van factureren. In theorie stelt de EU dat het zo een pak gemakkelijker wordt om (internationaal) te ondernemen en dat de foutenlast drastisch zal verminderen, aangezien iedereen dezelfde standaard zal hanteren.

Allemaal waar, maar laat ons er ook niet flauw over doen: Peppol helpt overheden om belastingfraude en -ontduiking tegen te gaan. Eigenlijk is het de voorbode van een systeem waarbij de overheid uiteindelijk jouw btw-aangifte zal berekenen en jou zal zeggen hoeveel je dient te betalen of terugvorderen. In landen zoals Polen en Italië is dit nu al het geval.

In België is Peppol al verplicht te gebruiken voor bedrijven, van welke grootte dan ook, als ze overheidscontracten vervullen met een waarde boven €3.000. Vanaf 1 januari wordt dit uitgebreid tot iedereen met een btw-nummer die factureert aan een entiteit met een btw-nummer. In de praktijk is dit dus iedereen die in België aan zakelijke klanten met een Belgisch btw-nummer factureert, met uitzondering van vrijgestelde btw-belastingplichtigen zoals artsen en paramedici.

Let op: factureren met pdf of per mail geldt niet als e-facturatie. Peppol maakt gebruik van een onderliggende XML-structuur waarbij je digitale factuur aan een specifiek format dient te beantwoorden (xml, ubl). Je boekhoudsoftware zal fungeren als een ‘access point’. Dat betekent weinig meer dan dat je boekhoudprogramma dient als postkantoor van waaruit je correcte facturen kan verzenden en ontvangen.

Is het van toepassing op jou?

Met een aan zekerheid grenzende waarschijnlijkheid: ja. Peppol wordt verplicht voor iedere ondernemer die factureert aan, of facturen ontvangt van, een entiteit met een btw-nummer. Dat gaat heel breed: ben je zelfstandige, zelfstandige in bijberoep, een student-ondernemer, een sportclub of vzw… dan ben je Peppol-plichtig. Zelfs al gaat het om slechts een enkele factuur per maand.

“Bijberoepers sturen vaak maar weinig facturen,” weet Valesca, “die wellicht voornamelijk gericht zijn aan particulieren. In principe geldt de regel niet voor zelfstandigen die een rekening presenteren aan particulieren. Bijvoorbeeld een kapper hoeft geen Peppol te gebruiken voor een gewone klant. Alleen kom je toch al snel in gereglementeerd gebied wanneer je klant vraagt om te factureren aan zijn of haar onderneming. Bovendien moet deze kapper zijn producten betalen die hij afneemt bij zijn leveranciers – opnieuw een zaak voor Peppol.” 

Je merkt het: het wordt erg moeilijk om hieraan te ontsnappen. Ga je niet mee met deze nieuwe regels, dan maak je jezelf onbetaalbaar. Letterlijk.

Kwanta kosta? (Voor de niet-antwerpenaars: wat kost dat?)

Dat hangt er vanaf. Er zijn heel wat gratis opties, maar die zijn telkens beperkt. Ben je een (heel) kleine zelfstandige of een bijberoeper die slechts een handvol facturen per maand opstelt, dan is de kans groot dat je voldoende hebt aan een gratis optie – meer hierover later. Stel je meer dan vijf facturen per maand op, of heb je nood aan afwijkende bepalingen op je factuur, dan kom je al snel uit bij een betalend abonnement. Gelukkig vallen de prijzen doorgaans goed mee.

Registreren op het Peppol-netwerk is alvast gratis en doe je het eenvoudigst via de boekhoudtool die je kiest te gebruiken. Wil je overschakelen van tool, dan moet je jezelf uitschrijven bij Peppol en opnieuw inschrijven via de nieuwe tool – maar dat is gemakkelijker dan het klinkt.

“We merken dat het hele onderwerp een zware vibe met zich meedraagt,” zegt Valesca, “terwijl het zichzelf allemaal wel een beetje uitwijst. Wij hopen alvast dat startende ondernemers, zoals studenten, zich niet laten ontmoedigen. Om langs onze kant de drempel zo laag mogelijk te houden, hebben we ons gratis abonnement alvast uitgebreid. Daarmee kunnen bijberoepers gemakkelijk van start gaan.”

Welke gratis tools zijn er voor Peppol?

Hieronder lijst ik enkele opties op die het overwegen waard zijn voor bijberoepers met een beperkte maandelijkse facturatie. Er zijn nog meer opties, zoals OkiOki, Doccle Pro, Dexxter, Teamleader, Acerta, Lucy, Billtobox, Winfakt, CoManage… maar die beginnen allemaal met een betalend abonnement. Die prijs valt vaak mee (en begint bij €2 of €4 per maand), maar zijn dus niet gratis. Opgelet: Werk je met een boekhouder, dan hoor je daar best eens wat zij gebruiken – wellicht kan je aansluiten op hun module en heb je meteen een rechtstreekse link die het voor iedereen gemakkelijker maakt.

Accountable (geschikt voor auteursrecht)

Accountable is boekhoudsoftware die zich specifiek richt op (kleine) zelfstandigen. Logisch dus dat je hen vooral terugvindt in de vorm van een app op je smartphone. Oorspronkelijk Belgisch, maar recent kocht het Noorse Visma (bekend van de wielerformatie) zich in bij het bedrijf. “De bedoeling is om tegen 2028 op te gaan in het bedrijf,” zegt Valesca, “maar wel steeds met behoud van onze eigen persoonlijkheid. Ook het team blijft hetzelfde.”

De app begint met een gratis versie om onbeperkt facturen te versturen en tot vijf inkomende facturen te verwerken per maand. Een strategie die duidelijk is ingestoken op het groeipotentieel van bijberoepers die mettertijd kunnen groeien. Eén van de sterktes van de app is dat je zelfs in het gratis pakket gebruik kan maken van een uitgebreide facturatie – zo kan je bijvoorbeeld gemakkelijk werken met auteursrechten en andere fiscale rubrieken.

Dat laatste is niet overal evident. Je kan vaak wel (gratis) meerdere facturatielijnen gebruiken, maar Accountable is ingesteld op het vermelden van specifieke belastingtechnische vereisten.

B2Brouter

B2BRouter is een facturatieprogramma dat integreert met ERP-software. Voor kleine bedrijven is het evenwel ook te gebruiken om onbeperkt gratis facturen te verzenden (naar andere Belgische ondernemingen) op het Peppol-netwerk. Je bent wel beperkt tot tien vaste contacten. Het ontvangen van facturen is in de gratis versie onbeperkt tussen B2BRouter-gebruikers, maar daarbuiten kan je slechts één binnenkomende factuur per maand uploaden.

Billit (geschikt voor auteursrecht mits betaling)

Billit richt zich op de volledige bedrijvenmarkt, maar voorziet een speciaal plekje voor zelfstandigen en freelancers. Ze bieden een gratis abonnement aan waarmee je onbeperkt Peppol-facturen kan versturen, maar niet ontvangen. Hoewel de opties hier dus beperkt zijn, zie je deze naam wel vaak terugkomen voor bijberoepers die eenvoudig hun auteursrechten willen factureren. Voor die optie begin je evenwel bij €7,5 per maand.

Billtobox (geschikt voor auteursrecht)

Billtobox specialiseert zich in het linken van ondernemers met hun accountant. Ook zonder kan je er echter gebruik van maken en de gratis oplossing is behoorlijk uitgebreid: facturen maken en ontvangen, je database opstellen en beheren, een archief van twaalf maanden, OCR voor PDF-bestanden,… De grote MAAR: je bent beperkt tot in totaal vijftig documentbehandelingen per jaar. Voldoende voor een bijberoeper, beperkend voor een groeiende ondernemer.

eConnect factuurportaal

eConnect zet in op een volledig geautomatiseerde administratie. Via hun facturatieportaal kan je gratis aan de slag met het verzenden van je facturen. De status van deze verzending wordt tot zeven jaar bijgehouden, wat mooi is om eventuele geschillen op te volgen. Naar de volledige scope van gratis functies is het evenwel gissen.

En let op: je dient wettelijk gezien jouw boekhouddocumenten 10 jaar lang bij te houden!